Guía para comprar una destructora de documentos

Las empresas u oficinas se encuentran generalmente llenas de archivos en físico con información relevante, que con el pasar del tiempo se vuelve obsoleta, o que es necesario deshacerse de ella; muchas veces estos informes tienen plasmada información personal de carácter confidencial, que debe ser protegida de caer en manos inescrupulosas.

Un buen ejemplo de este tipo de información, son los estados de cuenta bancarios, manuales de procedimientos obsoletos o cualquier datos en físico, que tarde o temprano son necesarios eliminar de forma segura para liberar espacio. Las destructoras de papel, son las aliadas perfectas para realizar las tareas de picar papel, garantizando la protección de la información, y evitando gracias a su sistema de seguridad el robo de documentos o de identidad.

La funcionalidad de estos equipos, hace que infinidades de personas tengan que hacerse de una maquina picadora, ya sea de uso doméstico o de oficina para disponer de manera segura de toda la información obsoleta. En el mercado, cada día son lanzados nuevos modelos cada uno con características propias que dependen de la gama y del fabricante; algunos de ellos, vienen equipados con funciones sofisticadas creadas para permitirle al usuario destruir con la mayor seguridad desde papel, hasta otros materiales como por ejemplo, el plástico de las tarjetas bancarías, o la información contenida en CDs, o DVDs.

La existencia de tantas opciones hacen que a los usuarios se les complique la labor de elegir entre una amplia gama de modelos, la destructora de papel que mejor se ajuste a sus necesidades. Por este motivo, en esta útil guía de compra, te daremos algunos consejos que te facilitarán tomar la decisión. También puedes echar un vistazo a la lista de las 10 mejores trituradoras de papel.

Aspectos importantes a tener en cuenta para comprar una destructora de documentos


Para que puedas elegir la mejor máquina trituradora de papel entre tantas opciones, existen muchos aspectos importantes que se deben tener en cuenta para tomar la decisión adecuada. En la actualidad existen infinidades de modelos, todos con especificaciones diferentes y características diseñadas para satisfacer las necesidades de cada usuario con relación al uso que quieran darle al producto.

A continuación, con la finalidad de ayudarte se describirán todas aquellas características que tienes que considerar antes de tomar la decisión sobre cual máquina  destructora de documentos comprar.

Tipo de destructora de papel

Lo primero que debes saber es que tipo de destructora de documentos deseas comprar. Existen muchos tipos de picadoras que se encuentran a tu disposición, entre ellas están las siguientes:

  • Destructora de papel con ruedas: Este tipo de máquinas posee ruedas en su parte inferior que te permiten movilizarla a donde desees. Aunque generalmente las picadoras de papel están fijas en un solo lugar, existen personas que encuentran útil esta funcionalidad, debido a que tienen la constante necesidad de mover de lugar el equipo. Un modelo con ruedas es ideal para aquellas personas que deben compartir el equipo dentro de la oficina, para de esta manera, en lugar de dirigirse hasta ella con todo el material, simplemente, rueden la maquina hasta un sitio accesible.
  • Destructoras de papel fijas: Como su nombre lo indica, estos equipos se colocan fijos en un sólo lugar, esto no quiere decir, que no pueda optarse por cambiarlo de sitio, sino que no poseen ruedas que faciliten este trabajo. Muchos de los modelos preferidos por los usuarios son fijas, esto hace pensar que la elección de la mejor destructora dependerá del uso de necesites darle.

Tipo de material a destruir

El tipo de material a destruir es otra de las características que se deben considerar. Hoy en días, estos equipos están diseñados de forma versátil, para permitirte destruir diferentes tipos de materiales. A continuación, encontrarás los tipos de picadoras según el material que necesitas procesar.

  • Destructoras de papel: Aunque cada día hay equipos con funcionalidades más sofisticadas, que le agregan mayor versatilidad a los modelos, aún existen modelos básicos que sólo te permiten triturar papel. Estos modelos, generalmente, cuestan menos que los demás; y son perfectos para aquellas personas cuyo uso es solamente para destruir documentos en físico.
  • Destructoras de tarjetas de crédito: Muchos modelos de destructoras de papel brindan a sus usuarios la posibilidad de cortar plástico, como por ejemplo las tarjetas de crédito o débito bancarias; esta modalidad te permite protegerte del robo de identidad, o de cualquier otro riesgo al que te expongas al tirar estos plásticos a la basura.
  • Destructoras CDs: También tienes la opción de seleccionar una picadora de papel que entre sus funcionalidades te permita destruir CDs, o DVDs; esta capacidad te aumenta la seguridad de que la información contenida en ellos, será eliminada como medida de protección.
  • Destructoras de grapas: Algunos equipos además, de destruir el papel te facilitan el trabajo, debido a que no necesitas retirar las grapas, gracias a que las maquinas tienen la capacidad de triturar los documentos grapados.
  • Destructoras de clics: Esta funcionalidad generalmente se encuentra presente en los equipos de gama alta; debido a que para poder destruir clics el modelo debe ser más robusto y potente.

De esta manera, conocer que material deseas destruir te ayudará a seleccionar el modelo que mejor se adapte a tus necesidades; aunque existen muchas picadoras que te ofrecen la posibilidad de picar diferentes tipos de materiales debido a que vienen equipadas con ranuras especiales y con una mayor potencia de corte.

Uso

Otro de los aspectos que debes tomar en cuenta antes decidir cuál equipo comprar es la frecuencia de uso que le darás. Recuerda que cada equipo viene diseñado con una capacidad instalada, la cual no debe ser sobrepasada, para evitar causar daños a la picadora.

  • Uso doméstico: Las picadoras de papel de uso doméstico, se diferencian de los otros equipos en muchos aspectos. El primero de ellos, es la frecuencia de uso; estos quipos diseñados para el hogar son generalmente de uso ocasional, y aunque tienen una excelente eficiencia por ciclo de trabajo, no deben ser sobrecargados usándose todos los días. El segundo aspecto, es el tamaño, las destructoras para la casa, deben poseer menores dimensiones, debido a que a menudo dentro del hogar, no se dispone de un lugar amplio para su almacenamiento. por esta razón, su espacio suele ser reducido. El tercer aspecto, son las medidas de seguridad, aunque es esta funcionalidad tanto las de casa como las de oficina, deben contar con un sistema de seguridad para evitar accidentes.
  • Uso de oficina: Las destructoras de papel para ser utilizadas en la oficina, a menudo son sometidas a mayor carga de trabajo, por lo cual, deben poseer una mayor potencia o capacidad de las del hogar. Generalmente, son diseñadas para uso moderado o cotidiano, dependiendo de la cantidad de personas que la compartirán. El tamaño de estas máquinas, y las dimensiones de su depósito son mucho mayor que los productos para otros fines; esto se debe a que de esta manera evitan la necesidad de descargarla de forma frecuente.

Tipo de corte que efectúa

El tipo de corte que efectúa la maquina destructora de documentos, dependerá de su diseño, y de la seguridad que garantice a sus usuarios. Es muy común en la actualidad, diferentes modelos que ofrecen distintos tipos de cortes, cada uno con resultados diferentes, y con ciclos de trabajo que se extienden a medida que aumenta la precisión. A continuación, hablaremos sobre los diferentes tipos de cortes.

  • Corte en tiras: Las destructoras básicas ofrecen generalmente a sus usuarios, que el papel que pican sea arrojados en forma de muchas tiras verticales; aunque el objetivo principal de romper el papel se cumple con este tipo de corte, los niveles de seguridad, comparado con los otros tipos son mucho menores. Esto se debe a que mientras más estándar es el patrón de corte, y más grande son los trozos de papel que arroja, más fácil será que el contenido pueda ser leído.
  • Corte cruzado: Algunos tipos de trituradoras ofrecen resultados de corte cruzado, esta modalidad de corte es mucho más segura que la anterior, debido a que imposibilita que el papel sea reconstruido o leído, gracias a que es convertido en miles de pequeños trozos. El ciclo de trabajo de las picadoras de este ciclo de corte es mucho mayor, por lo que necesitan más tiempo para tener resultados precisos, también otro aspecto a destacar es que sus ciclos de descanso aumentan.
  • Corte en microtrozos: El nivel de protección de las picadoras que ofrecen resultados en micro trozos es el máximo; estos pequeños pedazos son de tamaño diminuto, por lo cual, una hoja completa después de ser procesada sale convertida en millones de micro pedazos. En comparación al tipo de corte anterior, los ciclos de trabajo duran mucho más debido a todo el esfuerzo que se necesita para picar de esa forma, cualquier tipo de documento.

Nivel de ruido

Independientemente, del uso que quieras darle a las maquinas destructoras de papel, es importante que prestes atención al nivel de ruido que generan, debido a que algunas emiten mucho ruido que puede llegar a ser molesto a la hora de ser utilizadas tanto en casa, como en la oficina.

Es muy común, que estos equipos en promedio produzcan sólo 70dB de ruido, sin embargo, ese indicador puede ser menor en las gamas altas, y mucho mayor en las máquinas de baja categoría, o de funcionalidades sumamente básicas. Hoy en día, los modelos más sofisticados ofrecen a sus usuarios procesos de picado totalmente silenciosos, aunque esto tiene un costo; a menudo este tipo de especificaciones aumenta el valor del producto, teniendo que pagar más por un equipo que genere el menor ruido posible.

Claro está, la decisión dependerá de ti y posiblemente del lugar donde deseas utilizarla y su frecuencia, a muchas personas que buscan un equipo para uso ocasional, este aspecto no suele ser relevante, mientras que otras están dispuestas a pagar mucho más por un equipo cuyo funcionamiento este libre de sonidos molestos.

Capacidad del depósito

Otro factor importante es la capacidad del depósito de las picadoras de papel, este depósito es donde se guarda el papel ya procesado, es decir, después de ser cortado en pedacitos. Cada modelo ofrece depósitos de diferentes capacidades, que a menudo dependen de la frecuencia de uso.

La capacidad de estos recipientes donde se almacena el papel ya cortado, se mide en litros. En promedio la mayoría de los equipos ofrece una capacidad de depósito que oscila entre 12 y 18 litros; mientras menor sea su tamaño, más frecuente necesitarás descargar el contenido de la papelera o depósito de desperdicios.

Lo más recomendable, es que la maquina destructora de papel que compres tenga una capacidad suficiente para que no necesites vaciar su contenido inmediatamente después de cada ciclo de trabajo. Otra recomendación, es que es fundamental que estos depósitos no se sobrecarguen de papel hasta superar su nivel máximo, debido a que esto puede atrofiar su funcionamiento; por esta razón, muchos modelos traen incluidos indicadores de nivel, que te avisan cuando hay que descargar su contenido. Sin embargo, de no poseer esta opción asegúrate de descargar frecuentemente su depósito.

Adicionalmente, a todo esto, también es importante que verifiques que la picadora de papel posea un depósito de fácil extracción, en el caso de lo que se retire sea el recipiente, ya que algunas vienen diseñadas para permitir que se retire el cabezal.

Duración del ciclo de trabajo

El ciclo de trabajo es el tiempo en que tarda la maquina en destruir todo el papel, ese ciclo de tiempo varía dependiendo del modelo, potencia y capacidad instalada que posee el equipo; en promedio este ciclo puede variar entre 2 y 7 minutos dependiendo de diferentes factores.

Por ejemplo, las picadoras de papel que ofrecen como resultados cortes en micro trozos, tienen mayores ciclos de trabajo, debido a que les toma mucho más tiempo realizar ese arduo proceso de forma precisa; mientras que las que ofrecen cortes en tiras, suelen tardar mucho menos tiempo. De esta manera, el ciclo de trabajo te muestra es lo que durará el equipo en procesar un lote determinado de hojas.

Duración del ciclo de descanso

Este es otro aspecto que debes tener presente a la hora de decidir qué modelo comprar, la duración del ciclo de descanso es el tiempo que tarda una destructora de papel en reponerse después de un ciclo de trabajo. Siempre después de realizar el picado de un lote de papel, es necesario que la maquina descanse un tiempo prudencial, para evitar que se recaliente como producto de una sobrecarga de trabajo.

Cumplir con estos tiempos de descansos forma parte de las medidas de seguridad de cada máquina picadora. A menudo, dependiendo del modelo y el tipo de corte, estos periodos de descanso varían, aunque generalmente, oscilan entre 30 minutos y 1 hora; es muy común que a mayor duración del ciclo de trabajo, mayor sea el descanso necesario para que estos equipos puedan recuperarse.

En la actualidad, algunas destructoras de diseño sofisticado poseen indicadores que te dicen cuando necesita descansar, mientras otras realizan este proceso de forma automática para evitar daños al equipo por sobrecarga de trabajo.

Tamaño del lote

Cuando nos referimos al tamaño del lote se trata de la cantidad de hojas que la máquina trituradora de papel puede procesar de forma paralela, sin sobrepasar su capacidad de destrucción. El tamaño del lote depende de muchos aspectos, el primero de ellos es el uso para el que está dirigida la maquina; por ejemplo las picadoras domesticas de uso ocasional, permiten procesar lotes pequeños de entre 4 y 6 hojas, aunque esto puede variar dependiendo del fabricante.

En la actualidad, las trituradoras de uso moderado pueden llegar a triturar entre 7 y 14 hojas por lote dependiendo de su capacidad.

Dimensiones

El tamaño del equipo es uno de los aspectos que también debes tomar en cuenta, cada picadora de papel tiene una dimensiones diferentes que la llevan a ocupar más o menos espacio; por esta razón, verificar el tamaño exacto te permitirá no llevarte sorpresas al elegir un producto, que al final termine siendo muy grande y no tengas el espacio suficiente para almacenarlo.

Medidas de seguridad

Las medidas de seguridad incluidas en la trituradora de papel son por mucho, uno de los aspectos más importantes a la hora de comprar. Estas medidas son las que evitarán que ocurran accidentes, ya sea por sobrepasar la capacidad instalada, no respetar los ciclos de descanso, introducir en la bandeja materiales peligrosos, o por la activación involuntaria del proceso. A continuación, destacaremos algunas de las medidas de seguridad que pueden estar incluidas en el diseño de la picadora.

  • Apagado automático: Esta medida de seguridad permite que el equipo se apague automáticamente después de finalizar el ciclo de trabajo, o después de que se ha sobrecargado su capacidad para trabajar.
  • Marcha atrás: La marcha atrás te permite para inmediatamente el proceso de picado, para recuperar algún tipo de documento que haya podido caer por accidente. Aunque no todas las maquinas poseen esta funcionalidad, es muy útil a la hora de que necesites parar el proceso.
  • Indicador de atasque: Refleja por medio de un indicador cuando el papel se ha atascado en la trituradora.
  • Indicador de descarga del depósito: Te muestra por medio de un indicador cuando es necesario vaciar la papelera.
  • Indicador de sobrecalentamiento: Indica aquellos casos donde la temperatura de la maquina ha subido a niveles peligrosos, para que realices la acción correspondiente.
  • Bloqueo automático del mecanismo: Reconoce cuando existe un periodo importante de inactividad y bloquea el mecanismo para evitar que se active el proceso de cortado de forma involuntaria.

Es importante recalcar que no todas los modelos de trituradoras de papel cuentan con todos estas especificaciones incluidas en su sistema de seguridad, por esta razón, es prioritario que verifiques que el equipo que comprarás, al menos tenga las más básicas.

Precio

El precio también forma parte de los aspectos que tienes que tomar en cuenta a la hora de tomar una decisión. Cada picadora de papel tiene un valor diferente que dependerá de la gama a la que pertenezca; los productos de gama baja a menudo son los más económicos pero sus funcionalidades son muy básicas, mientras que los de gama alta poseen especificaciones mucho más sofisticadas a cambio de un precio mucho mayor.

Por esta razón, es importante que delimites la cantidad de dinero que estés dispuesto a invertir para comprar una trituradora, esto te ayudará no sólo a no excederte de tu presupuesto, sino también a filtrar tus opciones.

Medidas básicas de uso y mantenimiento

Una vez que hayas adquirido la trituradora de papel que se ajuste a tus necesidades, es importante que consideres algunas medidas básicas de uso y mantenimiento, para que evites cualquier tipo de accidente y alargues la vida útil de tu producto. A continuación, encontrarás algunas de ellas.

  • Revisa el manual de instrucciones del modelo: El manual de instrucciones de cada modelo es único, debido a que todos estos equipos poseen características que las diferencian de las demás, por eso, es importante leer todas las instrucciones
  • No excedas la capacidad de la destructora de papel: Es importante que antes de echar a andar el equipo, verifiques primero su capacidad; con la finalidad de que nunca la excedas, debido a que puedes sobrecargar el producto y hacer que se atasque.
  • No introduzcas materiales que no puede triturar: Aunque existen maquinas destructoras de papel, que te ofrecen la posibilidad de picar papel, y otros tipos de materiales; no todas cuentan con esta funcionalidad, así que, debes asegurarte antes de intentar triturar plástico u otros materiales, que el equipo tenga la capacidad para procesarlo, de lo contrario podrías causarle daños.
  • Chequea su conexión eléctrica: Antes de intentar utilizar una trituradora es importante que chequees su conexión eléctrica, con la finalidad de que el equipo esté conectado al toma corrientes para que sea abastecido de forma adecuada.
  • Introduce las hojas que vas a triturar: En el manual se especifica la forma correcta de utilizar la máquina trituradora; recuerda que cada equipo ofrece opciones diferentes, algunas permiten introducir muchas hojas de forma paralela, mientras realizan el proceso de manera automática.
  • Jamás sobrecargues el proceso: Nunca intentes exceder la capacidad de la picadora de papel, tratar de introducir más papel de lo que puede procesar, o intentar triturar plásticos u otros materiales, puede arruinar su mecanismo.
  • Vacía periódicamente el depósito: Las maquinas destructoras de papel poseen un depósito integrado; este recipiente tiene un tamaño específico que permite guardar el papel ya triturado. Debes asegurarte de vaciarlo periódicamente para evitar que se sobrecargue por encima de su capacidad.
  • Cerciórate de que los resultados finales sean los esperados: En el momento en que vas a usar el equipo por primera vez, es importante que revises los trozos de papel, con la finalidad de verificar que sus resultados son óptimos y que los documentos se eliminaron de forma segura.

Medidas de mantenimiento básico

Las trituradoras de papel necesitan ser sometidas a un mantenimiento básico, el cual se debe realizar de forma periódica para garantizar su funcionamiento y evitar que puedas ser estropeada por el paso del tiempo. A continuación, te dejaremos algunos sencillos consejos para su mantenimiento.

  • Lubricar el equipo periódicamente: El proceso de lubricación de la picadora de papel es sumamente sencillo, para realizarlo sólo debes comprar un aceite especial para este tipo de productos, e impregnar algunas hojas de papel, las cuales meterás dentro de la ranura de entrada de la máquina para que esta realice el proceso regular de picado; la lubricación se realiza mientras el equipo realiza su ciclo de trabajo, después de que termine de triturar el papel con aceite, debes triturar papeles limpios para que su mecanismo se seque. Una recomendación al respecto, es que jamás intentes hacer esta lubricación con un aceite no permitido, esto puede causar un accidente.
  • Descargar el depósito de basura: Descargar el depósito también forma parte de las medidas de mantenimiento, en el manual de las instrucciones debe aparecer como extraer el depósito, y cada cuanto tiempo es recomendable vaciarlo. Recuerda que cada modelo es diferente, y cada recipiente posee un mecanismo de extracción distinto.

Estamos seguros que esta útil guía de compra te ayudará a seleccionar la mejor destructora de documentos que se adapte más a tus necesidades. Sin importar el tipo de uso que quieras darle, seguramente con estos sencillos consejos encontrarás el modelo que se ajuste a lo que buscas y a tu presupuesto.